Дебіторська заборгованість: пробачити не можна погасити

Коли у клієнта є безліч альтернатив і сервісів, компанія часто змушена йти на відвантаження товару без грошей. Саме цей факт і є причиною виникнення дебіторської заборгованості. Перш ніж навчитися нею керувати, давайте обговоримо, як її фіксувати, і в цілому - як зрозуміти, за яких умов відстрочка платежу дійсно може бути виправдана.

По-перше, давайте встановимо правила гри:

1. Якому клієнту допускається відвантаження товару без оплати і на яку суму?
2. Хто підтверджує відвантаження без оплати? Де і яким чином це узгодження відбивається?
3. Встановлюємо жорсткі терміни оплати дебіторської заборгованості. Де і яким чином вони відображаються?
4. Хто контролює дебіторську заборгованість?
5. Хто несе відповідальність за прострочення в погашенні дебіторської заборгованості?

При правильній постановці процесу спочатку, ви можете уберегти себе від збитків, конфліктів з клієнтами і торговими працівниками. Визначайте правила гри з вашими клієнтами заздалегідь.

Торгуючи з відстрочкою, цілком можливо отримувати прибуток і відчувати себе комфортно. Однак важливо не тільки спочатку регламентувати процес, але і встановити такі точки контролю:

1. Необхідна єдина облікова система, яка працює в режимі реального часу, що обслуговує торговий процес, де щодня фіксувалися б як відвантаження товару за асортиментом, ціною і кількістю, так і прихід грошових коштів від клієнта.
2. Коректно сформована клієнтська база для нівелювання ризику обліку відвантаження клієнту Імпульс ТОВ, а оприбуткування коштів від ТОВ Імпульс.
3. Бажано щоденна, але максимум щотижнева звірка фактичних товарних залишків з значаться в обліку. Важливо підтвердження можливості відвантаження внутрішньої накладної від бухгалтера комірникові, а також матеріальної відповідальності комірника, зазначеної в окремому договорі.
4. Необхідний оперативний звіт контролюючому дебіторську заборгованість співробітнику з боку адміністративного апарату, а також з боку торгового блоку, для здійснення безпосереднього контролю і звірки. Важливо, щоб інформація була єдина.

Регламентування та контроль на постійній основі - основні принципи управлінського обліку, які допоможуть і в такому звичайному справі - як контроль погашення дебіторки.

Успіхів Вам!