Дебиторская задолженность: простить нельзя погасить

Когда у клиента есть множество альтернатив и сервисов, компания зачастую вынуждена идти на отгрузку товара без денег. Именно этот факт и является причиной возникновения дебиторской задолженности. Прежде чем научиться ею управлять, давайте обсудим, как ее фиксировать, и в целом — как понять, при каких условиях отсрочка платежа действительно может быть оправдана.

Во-первых, давайте установим правила игры:

1. Какому клиенту допускается отгрузка товара без оплаты и на какую сумму?

2. Кто подтверждает отгрузку без оплаты? Где и каким образом это согласование отражается?

3. Устанавливаем жесткие сроки оплаты дебиторской задолженности. Где и каким образом они отражаются?

4. Кто контролирует дебиторскую задолженность?

5. Кто несет ответственность за просрочку в погашении дебиторской задолженности?

При правильной постановке процесса изначально, вы можете уберечь себя от ущерба, конфликтов с клиентами и торговыми сотрудниками. Определяйте правила игры с вашими клиентами заранее.

Торгуя с отсрочкой, вполне возможно получать прибыль и чувствовать себя комфортно. Однако важно не только изначально регламентировать процесс, но и установить следующие точки контроля:

1. Необходима единая учетная система, работающая в режиме реального времени, обслуживающая торговый процесс, где ежедневно фиксировались бы как отгрузки товара по ассортименту, цене и количеству, так и приход денежных средств от клиента.

2. Корректно сформированная клиентская база для нивелирования риска учета отгрузки клиенту Импульс ООО, а оприходование денежных средств от ООО Импульс.

3. Желательно ежедневная, но максимум еженедельная сверка фактических товарных остатков с числящимися в учете. Важно подтверждение возможности отгрузки внутренней накладной от бухгалтера кладовщику, а также материальной отвественности кладовщика, указанной в отдельном договоре.

4. Необходим оперативный отчёт контролирующему дебиторскую задолженность сотруднику со стороны административного аппарата, а также со стороны торгового блока, для осуществления непосредственного контроля и сверки. Важно, чтобы информация была едина.

Регламентирование и контроль на постоянной основе — основные принципы управленческого учёта, которые помогут и в таком обычном деле — как контроль погашения дебиторки.

Успехов Вам!